Quando a Verticis começou, tudo era feito de forma direta, artesanal, quase intuitiva. Como muitas agências digitais em crescimento, não tinha metodologia ágil e fomos acumulando projetos, clientes e responsabilidades — mas não processos.
Até 2018, o crescimento era constante, mas algo incomodava: quanto mais a gente crescia, mais difícil era manter a operação organizada. Não existia um sistema de gestão estruturado, e a produtividade dependia quase exclusivamente do esforço das pessoas.
Foi nesse contexto que iniciamos uma mudança real. O ponto de virada foi a adoção de uma metodologia ágil, mas o processo envolveu muito mais: decisões estruturais, aprendizados, erros, construção de cultura e, no final, o desenvolvimento do nosso próprio sistema de gestão — o TaskRush.
O que é metodologia ágil (e por que ela se tornou indispensável)
A metodologia ágil é uma abordagem de gestão de projetos que valoriza entregas incrementais, colaboração constante entre equipes e adaptação contínua às mudanças. Ela surgiu no desenvolvimento de software, mas hoje está presente em times de marketing, produto, RH, vendas e até operações.
Diferente do modelo tradicional (cascata), em que tudo é planejado no início e entregue ao final, o ágil trabalha em ciclos curtos chamados sprints. Cada sprint entrega um valor tangível, que pode ser ajustado conforme o feedback.
Segundo o State of Agile Report (2023), 70% das empresas que adotam metodologias ágeis relatam maior visibilidade, rapidez nas entregas e adaptação a mudanças.
Gestão tradicional vs. metodologia ágil
| Aspecto | Modelo Tradicional | Metodologia Ágil |
|---|---|---|
| Planejamento | Extenso, no início | Ciclos curtos e adaptativos |
| Entregas | Apenas no final | Incrementais e frequentes |
| Mudanças | Evitadas | Bem-vindas |
| Comunicação | Formal e periódica | Constante e colaborativa |
| Valor para o cliente | Percebido no fim | Entregue continuamente |
O primeiro passo: a contratação de um gestor de projetos
Até então, a gestão dos projetos da Verticis era feita de forma improvisada — e concentrada nas mãos de um dos sócios. Além de liderar os projetos, ele também acumulava as funções de desenvolvedor, atendimento ao cliente, responsável por prazos, cronogramas, revisões e, ainda assim, precisava tomar decisões estratégicas para a empresa como um todo.
Essa sobrecarga não era uma falha de perfil, mas um reflexo da estrutura enxuta e da cultura de “dar conta” que muitas empresas em crescimento mantêm por tempo demais. O problema? O volume cresceu, e a estrutura não acompanhou. Projetos perdiam controle, a priorização era feita na urgência, e entregas dependiam mais da memória do time do que de qualquer sistema organizado.
Foi nesse cenário que decidimos contratar um gestor de projetos dedicado — alguém que pudesse trazer organização, ritmo e previsibilidade para o fluxo de trabalho.
A presença desse novo papel foi transformadora. Pela primeira vez, os projetos tinham acompanhamento formal, responsáveis claros, cronogramas reais e rituais de planejamento. O time passou a trabalhar com mais foco, menos ansiedade, e a produtividade deixou de ser sinônimo de correria. O impacto foi imediato:
- Criação de cronogramas reais;
- Distribuição clara de responsabilidades;
- Rituais de acompanhamento semanais;
- E, principalmente, um alívio na operação.
O sócio, antes sobrecarregado, pôde focar na estratégia, no relacionamento com clientes e no crescimento da empresa. A equipe, por sua vez, passou a trabalhar com mais foco, sabendo o que deveria ser feito, por quem e até quando.
Mas a mudança estrutural exigia mais do que organização: exigia ritmo.
Começamos com sprints — do nosso jeito
Inspirados pelo Scrum, começamos a implementar sprints semanais: ciclos curtos de planejamento, execução e revisão. Mas como toda adaptação inteligente, a metodologia foi moldada à realidade da Verticis.
Ao invés de seguir o framework tradicional, construímos um modelo próprio, com:
- Check-ins semanais simples;
- Planejamento coletivo das entregas;
- Revisões leves, mas constantes;
- Entregas organizadas por cliente e não por tipo de tarefa.
Esses sprints criaram cadência. E com cadência veio previsibilidade — algo raro em operações desorganizadas.
Mas mesmo com organização, ainda faltava um elemento fundamental: estratégia.
OKRs: dando direção estratégica à operação
Para conectar os esforços do time com os objetivos da empresa, implementamos os OKRs (Objectives and Key Results). Trata-se de uma metodologia que define:
- Objetivos: metas qualitativas que apontam um norte
- Resultados-chave: metas quantitativas que mostram se estamos no caminho
No início, erramos: OKRs demais, metas impossíveis, acompanhamento inconsistente. Mas, com ajustes, aprendemos a manter poucos objetivos, com resultados claros e mensuráveis. E o time sentiu: mais clareza nas entregas, mais qualidade e mais facilidade para acompanhar o desenvolvimento da empresa.
Os tropeços que nos fizeram crescer
Nenhuma transformação acontece sem erros. E nós cometemos vários:
- Forçar modelos sem adaptá-los;
- Criar metas desconectadas da operação;
- Querer implementar tudo de uma vez;
- Não ter atenção a comunicação interna;
- Deixar a equipe de fora da construção dos processos.
Mas cada erro gerou um aprendizado. E a principal lição foi: método sem cultura é só um documento morto.
Aresta: nosso squad interno de comunicação
Para consolidar essa cultura, criamos o Aresta — nosso squad interno de comunicação e processos.
O squad não só aparou as arestas, mas mapeou gargalos, investigou a eficiência da comunicação interna, organizou debates e, principalmente, criou pontes entre estratégia e execução. Foi ele que transformou os aprendizados da equipe em processos vivos e úteis.
Não era um time de “comunicação interna”. Era um time de organização e clareza. Analistas da expectativa e sinceros quanto a realidade.
Com o Aresta, conseguimos consolidar os rituais, refinar os OKRs e criar uma cultura de melhoria contínua que respeita o ritmo real da operação. Além de integrar o time sobre os objetivos de longo prazo e sanar dúvidas sobre como os processos deveriam funcionar. Foi um grande diagnóstico que nos ajudou a melhorar e crescer.
Mas ainda faltava uma coisa: a ferramenta “game changing”.
TaskRush: a ferramenta que finalmente resolveu nossos gargalos
Mesmo com cultura forte, processos claros e times organizados, ainda havia um ponto crítico na operação da Verticis: as ferramentas que usávamos não conversavam entre si — e isso atrapalhava a performance.
Durante um tempo, utilizamos o runrun.it, uma plataforma conhecida no mercado. Ele até ajudava no controle básico de tarefas e horas, mas assim que nossa operação se tornou mais estratégica, os limites começaram a aparecer. A interface era engessada, os relatórios tinham pouca flexibilidade e a plataforma não oferecia uma visão real de rentabilidade por projeto. Além disso, os indicadores financeiros ficavam completamente de fora da ferramenta.
Para tomar qualquer decisão estratégica, precisávamos cruzar dados manuais de várias fontes: tarefas no runrun.it, tempo em planilhas, custos em outro sistema e OKRs em documentos soltos.
Foi então que encontramos o TaskRush — e tudo começou a se encaixar.
Com o TaskRush, conseguimos:
- Planejar e acompanhar sprints com contexto financeiro real;
- Controlar o tempo investido por cliente, projeto e colaborador com precisão;
- Medir a rentabilidade de cada entrega, cruzando custo por hora e faturamento;
- Unificar tarefas, tempo, metas e dados financeiros em um único painel.
O TaskRush não veio apenas para substituir ferramentas antigas. Ele nos deu o que faltava: clareza operacional com inteligência financeira.
Como a Verticis usa o TaskRush na prática:
Na Verticis, o TaskRush é mais do que um organizador de tarefas — é a ferramenta central de gestão da operação. Toda semana começa com o planejamento de sprints semanais, distribuídas por cliente, projeto e prioridade. Cada tarefa é registrada com tempo investido e valor/hora configurado por colaborador, o que nos permite acompanhar em tempo real o custo de cada entrega.
Além disso, utilizamos:
- Controle de pacotes de horas para clientes com contratos mensais;
- Sistema de recorrência para organizar projetos contínuos;
- Relatórios de rentabilidade que mostram margem de lucro por projeto;
- Gestão de clientes, cronogramas, marcos importantes e contratos, com histórico de cada atendimento;
- Etiquetas e filtros para categorizar tarefas por tipo, urgência ou estratégia;
- E o painel geral, que une tudo isso em indicadores visuais claros e acionáveis.
Essa estrutura nos permite fazer reuniões mais objetivas, evitar sobrecarga no time, controlar custos e garantir que todos os projetos estejam alinhados com os objetivos da empresa. O TaskRush não apenas organiza — ele revela o que está funcionando e o que precisa mudar.
O que aprendemos com a metodologia ágil (e você pode aplicar)
- Metodologia ágil é um meio, não um fim.
Não se trata de seguir um livro, mas de adaptar ao que a empresa precisa. - OKRs funcionam melhor quando são poucos e claros.
Mais foco, menos metas. - Ferramentas e metodologias ajudam, mas cultura é o que sustenta.
Não adianta uma plataforma nova ou uma nova metodologia se o time não estiver envolvido. - Comunicação clara é mais importante que qualquer dashboard.
Times bem alinhados erram menos e entregam mais.
Conclusão: agilidade com propósito
A Verticis não virou uma empresa ágil de um dia para o outro. Foi um processo, com testes, erros e ajustes. Mas hoje podemos dizer com segurança: temos uma operação organizada, estratégica e sustentável.
Aplicar uma metodologia ágil nos ajudou a crescer sem perder nossa essência. Os OKRs nos deram foco. O TaskRush nos deu controle. E o Aresta nos deu clareza.
Se a sua empresa sente que está crescendo na força, mas sem direção, talvez o próximo passo seja parar de correr e começar a organizar.
Fale com a Verticis ou conheça o TaskRush. Podemos te ajudar a dar esse passo com método, clareza e propósito.
