Você abre o computador pela manhã e já está no modo “resolver”. Responde cliente, busca nota fiscal, tenta lembrar qual era a tarefa que precisava entregar ontem e já se perdeu em cinco abas do navegador. Quando vê, já são 16h e aquela sensação de que não produziu nada se repete mais uma vez. Se isso acontece com frequência, o problema não é a sua capacidade. O problema é a falta de um sistema claro para organizar tarefas, controlar tempo e priorizar o que realmente importa. E é aí que entra a ferramenta de gestão de tarefas ou só ferramenta de gestão.
Contudo, não estamos falando de soluções caras, complexas ou que exigem treinamentos longos. Estamos falando de plataformas usadas por milhares de pequenos negócios, diariamente empreendedores como você, que precisam fazer mais com menos.
Neste artigo, você vai conhecer as melhores ferramentas de gestão de tempo e tarefas para pequenas empresas, lojas virtuais e prestadores de serviço. Vai entender o que cada uma resolve e como escolher aquela que realmente se encaixa na sua rotina.
Leia também: como usar a metodologia ágil para ganhar produtividade.
Por que investir em uma ferramenta de gestão?
Empreender é sinônimo de acúmulo de funções. Se você é dono de uma loja virtual, uma agência ou oferece serviços digitais, provavelmente já passou por uma dessas situações:
- Esquecer de responder um cliente por falta de controle
- Entregar algo fora do prazo por não saber em que etapa estava
- Perder tempo tentando organizar tarefas no improviso
É aí que ferramentas de gestão se tornam um divisor de águas.
Conforme a pesquisa Pulse of the Profession 2023 do PMI (Project Management Institute), organizações que utilizam sistemas de gestão de tarefas e projetos têm 2x mais chances de cumprir seus prazos e orçamentos. Mesmo entre pequenos negócios, plataformas acessíveis já fazem toda a diferença para estruturar o trabalho.
Mais do que auxiliar a não esquecer nada, essas ferramentas te dão clareza, foco e previsibilidade. Com o tempo, isso se traduz em melhores entregas, menos estresse e mais espaço para o crescimento do negócio.
As melhores ferramentas para gestão de tarefas para pequenos negócios em 2025
TaskRush: quando produtividade e lucro andam juntos
O TaskRush é uma plataforma feita para quem vive de projetos e precisa saber exatamente quanto tempo está investindo e se isso está dando retorno.
Diferente de ferramentas de gestão de tarefas mais genéricas, ele oferece gestão de tarefas, time tracking, relatórios por cliente e cálculo de rentabilidade em um só lugar. Isso significa que você consegue ver, por exemplo, quais clientes estão te dando lucro e quais estão tomando tempo demais por pouco retorno.
Funcionalidades principais:
- Tarefas com responsáveis, prazos, tags e checklists;
- Registro automático de horas por pessoa, tarefa e projeto;
- Painel com visão de sprints semanais e Kanban;
- Relatórios de custo por colaborador e lucro por cliente;
- Organização por instância, cliente ou equipe.
Por que indicamos:
Com ela, conseguimos cruzar tarefas, horas trabalhadas e performance de cada projeto. Ou seja, o ganho de organização e visão financeira foi imediato.
Ideal para: agências, freelancer, prestadores de serviço, e-commerce com equipe própria ou times enxutos.
Acesse: https://taskrush.com.br
Trello: simples, visual e funcional
Baseado na metodologia Kanban, o Trello é uma ferramenta de gestão intuitiva para organizar tarefas em colunas. Dessa forma, você pode criar quadros como “a fazer”, “em andamento” e “feito” com cartões que podem conter checklist, anexos e prazos.
Por que indicamos:
Se você é estudante, quer organizar um projeto ou a sua rotina, o Trello é perfeito.
Ideal para: quem está começando a se organizar e quer uma solução visual, leve e fácil de usar.
Asana: gestão avançada para quem tem processo
O Asana combina flexibilidade e controle. Você pode criar tarefas com sub tarefas, dependências e cronogramas, além de acompanhar tudo em tempo real.
Por que não indicamos:
O Asana tem um interface difícil e complexa para alguns usuários. Portanto, se pensarmos na acessibilidade e nas barreiras de entrada, o asana perde alguns pontos.
Ideal para: empresas que já têm rotina estruturada e precisam de mais controle entre departamentos, áreas ou etapas de produção.
Notion: mais que tarefas, um espaço de trabalho completo
O Notion é uma mistura entre tarefas, anotações, banco de dados e documentação. É excelente para negócios criativos, que precisam manter não só o que deve ser feito, mas como e por quê.
Por que indicamos:
Pense em uma ferramenta perfeita para quem ama fazer anotações, esse é o Notion. É um complemento perfeito para alguns profissionais e uma ferramenta potente para gestão pessoal e de projetos pequenos.
Ideal para: quem quer centralizar tarefas, briefings, conteúdo e processos em um só lugar.
ClickUp: tudo em um só painel
Com foco em produtividade, o ClickUp reúne tarefas, documentos, dashboards, metas e time tracking. É uma plataforma completa, indicada para negócios em crescimento.
Ideal para: empresas que precisam escalar a operação com controle total.
Como escolher a certa para o seu momento?
Não adianta escolher a mais famosa. Escolha a que resolve sua dor.
Para isso, responda:
- Você precisa organizar somente tarefas ou quer também medir tempo e rentabilidade?
- Precisa trabalhar sozinho ou com uma equipe?
- Quer algo visual, simples ou mais analítico?
- Vai integrar com outras ferramentas?
Qual ferramenta de gestão de tarefas usamos aqui na Verticis (e por quê).
Após anos testando diferentes ferramentas, organizando tarefas no Trello, controlando horas em planilhas e anotando briefings em documentos soltos, entendemos que o problema não era a equipe — era a falta de integração entre os dados.
Foi aí que decidimos centralizar tudo no TaskRush.
Hoje, usamos a plataforma para gerenciar tarefas, registrar o tempo investido por colaborador, organizar projetos por cliente e, principalmente, acompanhar a rentabilidade de cada entrega. Isso nos permite tomar decisões com base em dados reais, ajustar processos e garantir que cada projeto esteja de fato gerando retorno.
Sendo assim, para quem vive de projeto, como nós, o TaskRush é mais do que uma ferramenta de gestão: é uma ferramenta de visão.
Conclusão: ferramenta de gestão de tarefas tem que te dar liberdade
A sensação de “não tenho tempo pra nada” é comum entre empreendedores. Mas o que falta, muitas vezes, não é tempo. É gestão.
Portanto, com uma boa ferramenta de gestão de tarefas, você ganha clareza, prioriza o que realmente importa e constrói uma rotina mais leve e produtiva — com mais resultado, menos retrabalho e mais tempo para fazer o seu negócio crescer.
Experimente grátis o TaskRush e veja como sua rotina pode ficar mais leve e estratégica: https://taskrush.com.br
