Gerenciar uma agência pequena é uma tarefa que exige jogo de cintura, organização e muita disposição para lidar com vários projetos ao mesmo tempo, prazos apertados e uma equipe enxuta. Para muitos empreendedores, essa rotina pode facilmente se transformar em um caos: tarefas se perdem em planilhas, mensagens importantes somem no meio de dezenas de conversas e a entrega de qualidade acaba ficando comprometida.
Neste episódio do nosso podcast, conversamos com o Alex Carneiro da Aríete Digital um dono de agências que vivenciaram exatamente esse cenário e decidiram mudar a forma como gerenciam seus negócios ao adotar uma ferramenta específica: o TaskRush. Também recebemos um dos criadores da plataforma, que compartilha os bastidores do desenvolvimento de uma solução pensada para transformar a gestão de projetos em pequenas empresas.
Por que falar sobre gestão de projetos em agências pequenas?
Diferente das grandes agências, que contam com equipes dedicadas para cada etapa do processo — planejamento, atendimento, produção, revisão —, as agências pequenas normalmente concentram várias dessas funções nas mesmas pessoas. É o próprio dono quem fecha o contrato, acompanha o cliente, ajusta o briefing e, muitas vezes, até coloca a mão na massa.
Esse modelo pode funcionar no início, mas conforme a carteira de clientes cresce, a falta de processos claros e de uma ferramenta adequada de gestão começa a gerar gargalos: tarefas esquecidas, retrabalhos constantes, dificuldade para acompanhar prazos e uma sensação permanente de que tudo está atrasado.
Por isso, falamos neste episódio sobre a importância de estruturar processos, organizar fluxos e profissionalizar a gestão, mesmo com uma equipe reduzida.
Como o TaskRush entra nessa história?
O TaskRush nasceu justamente para atender esse perfil de empresa: agências pequenas e médias que precisam manter o controle sobre seus projetos, mas sem complicar ainda mais a rotina.
No episódio, nossos convidados compartilham como foi esse processo de adaptação: desde o momento em que perceberam que a gestão estava desorganizada, passando pela escolha da ferramenta, até a implementação prática e os resultados que começaram a aparecer.
Entre os principais benefícios destacados por eles, estão:
- A centralização de todas as informações e tarefas em um único lugar, com visualização clara do andamento de cada projeto.
- A facilidade de distribuir responsabilidades e acompanhar as entregas sem precisar recorrer a planilhas ou infinitos e-mails.
- O uso de recursos como Kanban, controle de tempo, Wiki interna e sprints semanais, que ajudam a dar ritmo e foco para a equipe.
- A redução de retrabalho e aumento na previsibilidade das entregas — um dos maiores desafios das agências pequenas.
O impacto de implementar sprints semanais.
Um ponto muito interessante abordado pelos convidados foi a adoção do modelo de sprints semanais. Inspiradas nas metodologias ágeis, esses sprints permitem organizar as tarefas da equipe com prazos curtos e objetivos claros. Evitando a sobrecarga e dando mais clareza sobre o que precisa ser entregue a cada semana.
Para muitos pequenos empresários, essa é uma prática que parecia restrita às grandes empresas de tecnologia, mas que, na verdade, pode ser aplicada facilmente com o apoio de uma ferramenta como o TaskRush.
Além disso, o episódio traz reflexões importantes sobre como a implementação de processos mais estruturados não significa perder a flexibilidade e a criatividade. Pontos que são fundamentais para a atuação de qualquer agência.
Dicas práticas para quem quer começar.
Se você sente que sua agência está sempre no limite e quer sair do modo “apagar incêndios”, este episódio está cheio de insights valiosos. Nossos convidados compartilharam dicas práticas, como:
- Começar aos poucos: não é preciso estruturar tudo de uma vez, mas escolher os processos mais críticos e implementar gradualmente.
- Testar e adaptar: cada equipe tem um ritmo e uma dinâmica, por isso o importante é encontrar um modelo que funcione para o seu contexto.
- Valorizar a organização: mesmo em agências criativas, ter processos bem definidos faz toda a diferença na qualidade das entregas e na satisfação dos clientes.
Dicas do programa:
- Podcast Sabe o Som;
- Vibes em análise;
- TaskRush;
- Livro “Essencialismo: a disciplinada busca por menos.”
- E-Book: O impacto da cultura de trackeamento de horas em projetos.
O convite: transforme sua rotina com o TaskRush
No final das contas, o episódio reforça uma mensagem muito clara: não é preciso ser uma grande agência para ter uma gestão profissional e organizada. Com as ferramentas e as práticas certas, é possível transformar completamente a forma como você e sua equipe trabalham.
Se você quer conhecer uma solução pensada especificamente para esse cenário, vale muito a pena conferir como o TaskRush pode ajudar.
👉 Ouça o episódio completo no Spotify, YouTube ou na sua plataforma de streaming preferida e descubra como transformar o caos da sua agência em clareza, foco e produtividade.
